Loyiha tuzish va uning boshqaruv jarayoni boshqichlari

Loyiha tuzish va uni boshqarish

Loyihani tuzish va uni boshqarish deganda ma’lum vaqt oralig’ida aniq maqsad va vazifalarga erishish uchun resurslarni rejalashtirish, ishni tashkillashtirish va uni nazorat qilish, va manfaatdor tomonlarning talablariga javob beradigan yuqori sifatli natijalarni taqdim etish jarayoni tushuniladi. Loyiha boshqaruvi qurilish va muhandislikdan tortib sog’liqni saqlash va moliyagacha bo’lgan keng ko’lamli sohalarda qo’llaniladi. Ushbu maqolada loyihalarni boshqarish asoslari, turli metodologiyalar haqida qisqacha ma’lumot beramiz.

Jahondagi yirik professional tashkilotlardan biri bo’lgan Loyiha Boshqaruvi Instituti (PMI) ta’rifiga ko’ra, loyiha deganda noyob mahsulot, xizmat yoki natijani yaratish uchun vaqtinchalik intilish tushuniladi. Loyiha (proyekt) vaqtinchalik tabiatga ega bo’lgani sababli uning boshi va oxiri mavjudligini bildiradi. U yakka o’zi yoki biror dastur/programmaning (bir-biriga bog’liq loyihalar to’plami) yoki portfelning (bir-biriga bog‘liq dasturlar yoki loyihalar to’plami) bir qismi bo’lishi mumkin. Loyihalar boshqaruvida natijalarga erishish uchun asosan uchta yondashuvlardan foydalaniladi: an’anaviy (inglizchada, predictive/waterfall), moslashuvchan (agile) va gibrid (hybrid).

Loyiha tuzish uchun oldin uning nizomini ishlab chiqish kerak bo’ladi. Masalan, nizomda ushbu asosiy elementlarni yoritib berish mumkin:

• Loyiha uchun asoslar va ehtiyojlar haqida bayonot
• Loyihaning maqsadlari
• Loyihaning chegaralari (loyiha chegarasiga nimalar kirish yoki kirmasligi haqida ma’lumotlar)
• Loyiha budjeti uchun asoslangan biznes keys (zarur bo’lgan xarajatlar hisobi va ushbu loyiha orqali erishiladigan foyda va natijalar haqida ma’lumotlar, ularning kelib chiqish moliyaviy hisob-kitob tafsilotlari)
• Loyihaning samaradorlik metrikalari
• Loyihaning budjeti (taxminiy) miqdori
• Loyiha bosqichlari bo’yicha vaqt rejalari
• Loyihaning mijozlari, homiysi, jamoasi va manfaatdor tomonlar haqida ma’lumotlar
• Loyiha bajarilishidan erishiladigan asosiy natijalar haqida ma’lumotlar
• Loyiha boshlash vaqtida aniqlangan asosiy risklar haqida ma’lumotlar
• Loyiha boshlanishi va tugashi vaqt oraliqlari
• Loyiha yondashuv turi

Nizom loyihaning “tug’ilganlik guvohnomasi” hisoblanib, loyiha boshqaruvchiga tashkilot resurslaridan foydalanish uchun huquq beradi. Nizom odatda PowerPoint yoki Word dasturlarida hujjatlashtiriladi va kerak bo’lganda vaqt o’tishi bilan loyiha homiyi ruxsati bilan yangilanib boriladi.

Loyiha boshqaruvi bosqichlari

Loyiha boshqaruvi bo’yicha turli standartlar va usullar mavjud: PMI PMBOK, PRINCE2, Scrum, Tejamkor Olti Sigma va hokazo.

Yuqorida keltirilgan Loyiha Boshqaruvi Institutining “Loyihalarni boshqarish bo’yicha bilimlar” (Project Management Body of Knowledge/PMBOK) 6-nashr to’plamida ushbu 5 ta asosiy jarayon bosqichi guruhlari keltirilgan:

Boshlash bosqichiga yangi loyihani yoki mavjud loyihaning yangi bosqichini boshlash uchun ruxsat olish, loyiha nizomini ishlab chiqish va manfaatdor tomonlarni aniqlash uchun amalga oshiriladigan jarayonlar kiradi.

Rejalashtirish bosqichiga loyiha maqsadlariga yetish uchun zarur bo’ladigan amaliy qadamlarni aniqlash va rejalashtirish jarayonlari kiradi.

Amalga oshirish bosqichiga loyihani boshqarish rejasida belgilangan ishlarni bajarish jarayonlari kiradi.

Monitoring va nazorat qilish bosqichiga loyihaning bajarilishini kuzatish, zarur bo’lgan o’zgartirishlarni aniqlash va ularni amalga oshirish jarayonlari kiradi.

Tugatish bosqichiga loyiha yoki bosqichni rasmiy ravishda tugatish uchun barcha jarayon guruhlardagi tadbirlarni yakunlash uchun amalga oshiriladigan faoliyatlar kiradi.

Scrum (talaffuzda “skram”) IT mahsulotlarni ishlab chiqarishda vujudga kelgan bo’lib, hozirda keng sohalarda qo’llanadigan agile loyiha boshqarish metodologiyasi hisoblanadi. U o’n yoki undan kam a’zodan iborat bo’lgan jamoalar uchun mo’ljallangan bo’lib, ular o’z ishlarini bir oylik yoki ikki haftalik takrorlanuvchi “sprintlar”da oldindan rejalashtirilgan loyiha natijalariga kiruvchi element bo’lakchalarini yetkazib berishadi. Har bir sprint boshida jamoa “sprint rejasi”ni tuzadi, so’ng har kuni 15 daqiqa yoki undan kam vaqtli uchrashuvlarda (“пятиминутка”) progressni muhokama qiladi. Sprint oxirida jamoa yana ikkita yig’ilish o’tkazadi. Birinchisi “Sprint ko’rigi” deb nomlanib, bu yig’ilish qilingan ish va erishilgan natijalarni loyihaning manfaatdor tomonlari bilan muhokama qilish hamda ularning fikr-mulohazalarni olish uchun uyushtiriladi. Ikkinchisi “Sprint retrospektivi” deb nomlanib, jamoa o’z ishini tahlil qilib uni yahshilashga harakat qiladi.

Tejamkor Olti Sigma (Lean Six Sigma) ishlab chiqarish yoki xizmatlardagi yo’qotishlarni muntazam ravishda bartaraf qilish va jarayonlardagi o’zgaruvchanlikni kamaytirish orqali samaradorlikni oshirish uchun ishlatiladigan loyiha boshqarish usuli hisoblanadi. Unda ko’pincha DMAIC bosqichlari amalda qo’llaniladi, har bir bosqich va ularning ketma-ketligi muhim hisoblanadi.

Aniqlash (Define) bosqichida yechilishi zarur bo’lgan muammo aniqlanadi va loyiha nizomi ishlab chiqiladi. Bu bosqichda “Iste’molchi Ovozi” (Voice of Customer) va loyiha natijalari uchun talablarni (Critical-to-Quality/Cost/Service elements) aniqlash mumkin.

O’lchash (Measure) bosqichining maqsadi aniqlangan muammo xususiyatlarini o’rganib axborot yig’ish, o’lchov metrikalarini belgilash va uning miqdorini o’lchashdir. Ushbu boshlang’ich ma’lumotlar loyiha oxirida takomillashtirishlar amalga oshirilgandan so’ng erishilgan natijalar bilan solishtirib, loyiha muvaffaqiyatini tahlil qilishga imkon beradi. Masalan, mahsulot defektlari loyiha boshlanganda 45% deb aniqlangan bo’lsa, loyihani oxirida defektlar 35% ga kamayishga erishilsa, 10% ijobiy o’zgarish loyihani ham jamoa uchun moliyaviy, ham iste’molchi uchun muvaffaqiyatli yakunlanganidan dalolat beradi.

Tahlil qilish (Analyze) bosqichida yig’ilgan o’lchov axborotlarni tahlil qilib muammo ildizlari aniqlanadi. Ushbu maqsadda turli muammo yechish usullaridan (masalan, 5Why, Fishbone, statistik usullar) foydalaniladi.

Takomillashtirish (Improve) bosqichida aniqlangan muammo ildizlarini bartaraf qilish uchun turli yechimlar ishlab chiqiladi va amalga oshiriladi.

Nazorat qilish (Control) boshqichida amalga oshirilgan yangi takomillashtirishlar va o’zgarishlar davomiyligini ta’minlash uchun turli xatti-harakatlar bajariladi (masalan, ish instruksiyalari, treninglar, auditlar va hokazo). Loyihadagi o’zgarishlar va jarayonlar haqida hisobotlar loyihaning barcha bosqichlarida amalga oshiriladi.