Taqdimot tayyorlash va taqdim etish usullari

Taqdimot qilish mahorati inson hayotidagi eng asosiy ko’nikmalardan biri hisoblanadi. Bu ko’nikma o’qish davrida ham, ish faoliyatida ham doimiy ravishda qo’l keladi. Har bir inson ma’lum vaqtda o’z fikrlarini boshqalarga yetkazish va ishontirish uchun taqdimot qilishga to’g’ri keladi. Taqdimot jarayonining bir nechta kerakli qoidalarini o’rganib olish orqali taqdimotlarni yaratish va taqdim etishni oson va samarali ishga aylantirish mumkin.

Ta’sirchan taqdimot (ya’ni prezentatsiya) yaratishda amerikalik professor Andrew Abelaning “Ekstrim Taqdimot” usulidan foydalanish mumkin. Ushbu usul taqdimot yaratishdan oldin bir qator savollarga javob topishni tavsiya qiladi. Bu savollar taqdimot ustida ishlashga ketadigan vaqtni samarali sarflashga yordam beradi. “Ekstrim Taqdimot” usuli jami 10 ta elementdan tashkil topgan bo’lib, ular taqdimotning turli jihatlarini qamrab oladi.

Bu elementlar orasida taqdimot tinglovchilari, taqdimot maqsadi, taqdimot mavzusi va taqdimot berish jarayoni kabi muhim jihatlar mavjud. Ushbu savollarga javob topish orqali taqdimotni maqsadli auditoriyaga moslashtirish, uning ta’sirchanligini oshirish va samarali taqdim etish mumkin. Shu bilan birga, taqdimot davomida tinglovchilar bilan o’zaro aloqani yo’lga qo’yish, ularning e’tiborini jalb qilish va ishonchini qozonish ham e’tiborga loyiq ahamiyatga ega.

Taqdimot tinglovchilari

Taqdimot tinglovchilarini yaxshi tushunish - muvaffaqiyatli taqdimotning asosiy omillaridan biridir. Taqdimot boshlanishidan oldin, o’zingizga “Mening auditoriyam kim va ularning taqdimotdan kutayotgan asosiy ehtiyojlari nimada?” degan savolni bering. Tinglovchilar tarkibini tahlil qilishda ularning yoshi, mutaxassisligi, bilim darajasi, qiziqishlari kabi jihatlarni hisobga oling. Misol uchun, agar auditoriya asosan yoshlardan iborat bo’lsa, taqdimotni yanada vizual va interaktiv elementlar bilan boyitish mumkin. Agar tinglovchilar orasida sohaning yetuk mutaxassislari bo’lsa, mavzuning chuqur jihatlari va texnik tafsilotlariga e’tibor qaratish kerak bo’ladi. Shuningdek, taqdimot o’tkaziladigan joy va sharoitni ham inobatga olish zarur. Xona katta yoki kichik, yorug’ yoki qorong’u, jihozlangan yoki jihozlanmaganligi taqdimot uslubiga ta’sir qiladi. Barcha omillarni hisobga olgan holda, taqdimotning maqsadiga muvofiq uslubni tanlash lozim. Shunda siz tinglovchilarning ehtiyojlariga to’liq javob beradigan, ular uchun foydali va qiziqarli taqdimotni tayyorlay olasiz.

Taqdimot maqsadi

Taqdimot tayyorlashda eng asosiy jihatlardan biri bu - maqsadni aniq belgilashdir. Avvalo, taqdimotdan ko’zlangan asosiy maqsad nimaligini aniqlab olish zarur. Tinglovchilarning mavzu bo’yicha dastlabki bilimlari, fikrlari va amallarini hisobga olgan holda, taqdimot davomida va undan so’ng ularning fikrlari va amallarini qay darajada o’zgartirish mumkinligini belgilash kerak. Shuningdek, tinglovchilar bilan qaysi eng muhim g’oyani ulashmoqchi ekanligimizni va buning evaziga o’zimiz nima olishni xohlashimizni oydinlashtirib olishimiz lozim.

Taqdimotni auditoriyaga yetkazib berishda uning tuzilishiga ham alohida e’tibor qaratish kerak. Taqdimot tuzilishi uchun “Uch qismli struktura” (Kirish, Asosiy qism, Xulosa) yoki “Besh qismli struktura” (Kirish, Muammo, Yechim, Foyda, Xulosa) kabi keng tarqalgan metodologiyalarni qo’llash maqsadga muvofiq. Konsaltingda keng qo’llaniladigan uslubga ko’ra esa, taqdimotni joriy vaziyatni tasvirlash bilan boshlash, mavjud muammolar va ularning yechimlariga oid savollarni qo’yish hamda bu savollarga javoblar taqdim etish bilan yakunlash mumkin.

Taqdimotni auditoriyaga yetkazib berishda sodda, aniq va qiziqarli uslubdan foydalanish katta ahamiyatga ega. Tinglovchilar taqdimotchining fikrlarini osongina tushunishlari va unga o’z savollari bilan murojaat qila olishlari kerak. Buning uchun “Hikoya aytish” (Storytelling) metodi juda qo’l keladi. Mavzuni shaxsiy tajriba va hayotiy misollar orqali yetkazish taqdimotning samaradorligini oshiradi. Shu bilan birga, tinglovchilarning taqdimot mavzusiga qiziqishini uyg’otish va ularning e’tiborini jalb qilish ham juda muhimdir.

Taqdimot mavzusi

Taqdimot mavzusini tanlashda kerakli jihatlardan yana biri - tinglovchilar uchun uning dolzarbligi va ahamiyatini to’g’ri belgilashdir. Mavzu auditoriyaning qiziqishi, ehtiyojlari va maqsadlariga mos kelishi kerak. Taqdimotchi o’z mavzusini shunday yoritishi kerakki, tinglovchilar unga sarflagan vaqti va e’tibori samarali bo’lishiga ishonch hosil qilsin.

Buning uchun mavzuni chuqur o’rganish, tinglovchilarning saviyasi va kutganlarini tahlil qilish kerak. Shunda mavzuning eng zarur va foydali jihatlarini ajratib olish, ularni yetkazishning optimal usullarini tanlash mumkin bo’ladi. Taqdimot davomida ham auditoriya bilan doimiy aloqada bo’lib, ular kutgan savollar va muammolarga e’tibor qaratish zarur.

Taqdimot yakunida tinglovchilar olingan ma’lumotlarni amalda qo’llay olishiga va undan foyda ko’rishiga ishonch hosil qilishlari kerak. Ular taqdimotdan mamnun bo’lib, sarflangan vaqtining haq bo’lganini his qilishlari lozim. Buning uchun taqdimotchi mavzuni chuqur o’zlashtirgan, savollar va muammolarga javob berishga tayyor bo’lishi, kerakli bo’lsa qo’shimcha materiallar tavsiya qila olishi kerak. Shundagina taqdimot o’z maqsadiga erishadi va tinglovchilar uchun haqiqatan ham foydali bo’ladi.

Taqdimot berish jarayoni

Taqdimot jarayonini to’g’ri tashkil etish keyingi o’ylab qo’yish kerak bo’lgan mavzulardan biri hisoblanadi. Taqdimotning davomiyligi, slaydlar soni, boshlash va olib borish tarzi, savollar uchun ajratilgan vaqt kabi omillarni oldindan belgilab olish kerak. Slaydlarni tayyorlashda “10/20/30 qoidasi"ga amal qilish, ya’ni 10 ta slayd, 20 daqiqa davomiylik va 30 shriftli matndan foydalanish tavsiya etiladi. Bu tinglovchilar uchun qulay va tushunarli bo’ladi.

Ba’zida taqdimotchi o’z hikoyasini uzoqdan boshlab uni kulminatsiyaga olib kelguncha auditoriyasini “yo’qotib” qo’ygan hollar ham uchrab turadi. Ayniqsa mobil telefon va internet davrida odamlarning diqqat qilish davomiyligi qisqarib borayotganligini kuzatish mumkin. Shuning uchun taqdimot tayyorlashda Barbara Mintoning Piramida Printsipini qo’llash foyda beradi. Unga ko’ra, eng asosiy fikr-g’oyani taqdimotning boshidayoq bayon qilish, keyin esa uni mantiqiy qismlarga bo’lib, batafsil yoritib borish kerak.

Misol uchun, avtomashinani haydash haqida taqdimot tuzilmasi:

Tinglovchilarning mavzuni qanday qabul qilishi ko’p jihatdan taqdimotchining o’z fikrini qanday yetkazishiga bog’liq. Fikrni lo’nda va tushunarli tarzda bayon qilish, slaydlarda multimedia elementlaridan foydalanish va yetarli darajada tayyorgarlik ko’rish katta ahamiyatga ega.

Shuningdek, sifatli vizual materiallar (rasmlar, videolar, infografikalar) ham taqdimotning ta’sirchanligini oshiradi. Turli diagramma va jadvallardan o’rinli foydalanish, auditoriya bilan interaktiv muloqot qilish ham taqdimot samaradorligini ta’minlaydi.

Taqdimot mahorati tajriba orqali sayqallanadi. Taqdimotlar qancha ko’p o’tkazilsa, insonning o’ziga bo’lgan ishonchi va mahorati shuncha oshib boradi. Shu bilan birga, taqdimot paytida notiqning noverbal harakatlari ham muhim rol o’ynaydi. To’g’ri qo’llanilgan imo-ishoralar, mimikalar tinglovchilar bilan “bog’lanish"ga va ularni bayon qilinayotgan fikrlarga ishontirishga yordam beradi. Masalan, ma’ruzachi tinglovchilarga qarab gapirishi, sahnada erkin harakat qilishi, gavdasini tik va qo’llarini ochiq tutishi, jilmayishi, boshini qimirlatib tasdiqlashi kabi noverbal signallar orqali auditoriya bilan aloqa o’rnatishi mumkin. Hatto, qiyin vaziyatlarda, masalan, xavotirli paytlarda yoki noqulay savollar berilganda ham chuqur nafas olish orqali o’zini tinchlantirishi va vaziyatni nazorat qilishi mumkin.

Taqdimotni muvaffaqiyatli o’tkazish uchun oldindan puxta tayyorgarlik ko’rish zarur. Avvalo, taqdimotni vizual jihatdan boyitish uchun sifatli rasmlar, videolar yoki infografikalardan foydalanish mumkin. Ular tinglovchilarning e’tiborini jalb qiladi va mavzuni tushunishni osonlashtiradi. Bundan tashqari, taqdimotni yozma shaklda ham taqdim etish, masalan, ishtirokchilarga tarqatma materiallar berish foydali bo’ladi. Bu ularga taqdimot davomida yozib olish va keyinchalik ma’lumotlarni qayta ko’rib chiqish imkonini beradi. Taqdimotdan oldin zalning sharoitini - yorug’lik, ovoz, texnikani tekshirib ko’rish va muammolarni oldini olish ham e’tiborga loyiq hisoblanadi. O’zingizni ishonchli his qilish uchun bir necha bor mashq qilish va taqdimot davomiyligini nazorat qilish kerak.

Taqdimot paytida auditoriya bilan ko’z aloqasini o’rnatish, ularning reaktsiyalarini kuzatish va savollarga javob berishga tayyor turish zarur. Tinglovchilar bilan muloqot o’rnatish orqali ularning ehtiyojlari va qiziqishlarini tushunish, shunga muvofiq taqdimotni moslashtirish mumkin. Shuningdek, auditoriyaning savollariga aniq va ishonchli javoblar berish ma’ruzachining obro’sini oshiradi va tinglovchilarning ishonchini qozonishga yordam beradi. Ushbu oddiy, ammo kerakli maslahatlar taqdimotni yanada samarali va ta’sirchan bo’lishini ta’minlaydi.

PechaKucha - Yaponcha taqdimot usuli

Taqdimot qilishning yana bir turi Yaponiyada paydo bo’lgan PechaKucha usuli hisoblanadi. PechaKucha yaponcha so’z bo’lib, “safsata yoki bekorchi gap” degan ma’noni anglatadi. Bu usul 2003 yilda Tokiodagi ikki arxitektor - Astrid Klein va Mark Dytham tomonidan taqdimotlarni qisqa va qiziqarli qilish maqsadida ishlab chiqilgan. PechaKucha usulida taqdimot 20 ta slayddan iborat bo’ladi va har bir slayd uchun 20 soniyadan vaqt ajratiladi. Shunday qilib, butun taqdimot 6 daqiqayu 40 soniya davom etadi. Ushbu format “20x20” deb ham nomlanadi. PechaKucha usuli bugungi kunda biznes, ta’lim, san’at kabi ko’plab sohalarda keng qo’llanilmoqda. Dunyoning mingdan ortiq shaharlarida PechaKucha kechalari o’tkazilgan va ularda 3 milliondan ziyod ishtirokchilar qatnashgan.

SCQA - Konsaltingda ko’p qo’llanadingan usullardan biri

SCQA esa konsaltingda ko’p foydalaniladigan taqdimot usulidir. SCQA qisqartmasi inglizcha Situation (vaziyat), Complication (murakkablik), Question (savol) va Answer (javob) so’zlarining bosh harflaridan olingan. Ushbu usulga ko’ra, har bir taqdimot ma’lum bir savolga javob berishi lozim. Masalan, kompaniya yangi mahsulotini bozorga olib chiqishni rejalashtirmoqda. Bunda “vaziyat” - kompaniyaning yangi mahsuloti, “murakkablik” - bozordagi raqobat va asosiy o’yinchilar, “savol” - yangi mahsulot bilan xaridorlarning e’tiborini qanday jalb qilish mumkinligi va nihoyat “javob” - mahsulotning o’ziga xos xususiyatlari va afzalliklari hisoblanadi. SCQA usuli taqdimotni aniq va izchil tuzilmaga solib, tinglovchilarni qiziqtirish va ishontira olishga yordam beradi.

Rahbarlarga taqdimot qilishda ularning vaqti cheklanganligini hisobga olish kerak bo’ladi. Shu sababli, taqdimotchi mavzuning ahamiyatiga alohida urg’u berishi lozim. Mavjud vaziyatni qisqacha tahlil qilib, ishlar yaxshi yoki yomon ketayotganini ko’rsatish kerak. Taqdimot so’ngida rahbarlardan yordam yoki qo’llab-quvvatlash so’rash, keyingi uchrashuv uchun ularning qiziqishini tekshirish mumkin. Masalan, “Bizning loyihamiz kompaniyamiz uchun strategik ahamiyatga ega. Hozirgi kunga qadar erishgan yutuqlarimiz sezilarli bo’lsa-da, oldimizda hali ko’p ishlar turibdi. Loyihani yanada rivojlantirish uchun qo’shimcha resurslar va rahbariyatning qo’llab-quvvatlashiga muhtojmiz. Agar ruxsat bersangiz, kelgusi hafta batafsil rejalarimizni muhokama qilish uchun alohida uchrashuv o’tkazishni istardik.” Qisqa va aniq yetkazilgan bu kabi taqdimot rahbarlarning vaqtini tejash bilan birga, mavzuning mohiyatini ochib beradi hamda kelajak uchun aniq yo’nalish belgilashga yordam beradi.

Taqdimot tayyorlashda ko’p uchraydigan xatolar

Taqdimot tayyorlashda bir qator xatolar ko’p uchrab turadi.

Birinchi xato - bu taqdimotchining o’z auditoriyasini xuddi o’ziga o’xshash shaxsiyatga ega va muloqot qilish usulini afzal ko’radigan insonlardan tashkil topgan deb taxmin qilishidir. Agar mavzuni chuqur yoritish uchun 50 ta tafsilotlarga to’la slaydlar tayyorlansa, tinglovchilarning ichida ko’proq kontseptual o’ylaydiganlar bo’lsa, 11-chi slaydni o’zidayoq ular prezentatsiyadan “uzilib” qolib mobil telefonga tikilishni yoki yonidagi inson bilan gaplashishni boshlashlari mumkin. Yoki, taqdimotni boshidayoq keyingi qadamlar va xulosalarni keltirsangiz, auditoriyada o’tirgan nisbatan ehtiyotkorroq bo’lgan insonlar fikrlaringizda shoshqaloqlikni ko’rib sizning takliflaringizga qarshi chiqishlari mumkin. Agar ular auditoriyadagi qaror qabul qiluvchilar bo’lishsa, ushbu xato sababli muammo vujudga keladi.

Ikkinchi xato - taqdimotchining nimani maqsad qilayotgani nuqtai nazaridan taqdimot maqsadlarini belgilanishidir. Prezentatsiyaning maqsadi faqat taqdimotchi nima qilishini ko’rsatish bo’lishi kerak emas. Tinglovchilar taqdimotdan so’ng xonadan chiqib ketayotganda ularning berilgan mavzudagi oldingi fikrlari va amallari qanday o’zgarishi kerakligi haqida o’ylash lozim. Agar prezentatsiyadan so’ng bunday natijaga erishilmasa, taqdimotchi o’zining va tinglovchilarning vaqtini bekor sarflagan bo’ladi.

Uchinchi xato - taqdimotda e’tiborni faqat taqdimotchining tinglovchilardan nimani xohlashiga qaratishdir. Prezentatsiyani tayyorlashga vaqt va resurslarni sarflashdan maqsad ko’pincha biror mahsulotni, g’oyani yoki ko’nikmani auditoriyadagilarga “sotish” bo’lishi mumkin. Lekin tinglovchilarni taqdimotga kelib eshitishlari uchun ularda qanday sabab bo’lishi kerak? Yagona sabab shuki, ular o’zlarining hayotlarida uchragan turli muammolar uchun yechim topishga umid qiladilar. Agar taqdimotchi ularning e’tiborini jalb qilmoqchi va uni ushlab turmoqchi bo’lsa, butun diqqatini prezentatsiya davomida tinglovchilarning muhim muammolarini hal qilishga yo’naltirishi zarur.

To’rtinchi xato - taqdimotda faqat taqdimotchining tavsiyasini tasdiqlovchi dalillarni keltirishdir. Empirik tadqiqotlar shuni ko’rsatadiki, agar prezentatsiyada taqdimotchining tavsiyasiga qarshi boshqa fakt va dalillar ham ko’rsatilsa va ular ehtiyotkorona birma-bir rad qilinsa, auditoriya tomonidan taqdimotchiga va uning takliflariga nisbatan ko’proq ishonch paydo bo’ladi. Advokatlar buni “momaqaldiroqni o’g’irlash” deb atashadi: agar biror e’tirozni birinchi bo’lib taqdimotchining o’zi bildirsa, auditoriyadagi tinglovchilarning xuddi shu e’tirozi nisbatan kamroq kuchga ega bo’ladi.

Beshinchi xato - ma’lumotlarni taqdimotchi uchun mantiqiy bo’lgan tartibda taqdim etishdir. Odatda taqdimotchilar materiallarni o’zlari uchun mantiqiy bo’lgan tartibda joylashtirishadi. Masalan, oldin kirish qismi, keyin loyiha haqida ma’lumotlar, keyin amalga oshirilayotgan o’zgarishlar va hokazo. Bu tinglovchilar uchun juda zerikarli bo’lishi mumkin. Shuning uchun prezentatsiyani hammaga qiziq bo’lgan muammo bilan boshlash zarur, keyin esa yechim bo’yicha o’z takliflarni berish ma’qul. Slaydlarda keyingi qadamni aniqlash uchun “Prezentatsiyamni hozir tugatsam, auditoriyadan berilgan taqdimot haqida birinchi e’tiroz nima bo’lishi mumkin?” degan savolga javob berish kerak. Birinchi e’tirozga keyingi slaydda javob berib, savolni yana qaytarish mumkin. Shu tarzda taqdimotning ketma-ketligini taqdimotchiga yoqqan holda emas, auditoriya eshitishni xohlagan ketma-ketlikda tayyorlash lozim.

Oltinchi xato - taqdimotni professional ko’rinishga keltirish uchun rang, tovush va klipartlardan foydalanishdir. PowerPointda ishlatiladigan qo’shimcha vizual bezaklardan foydalanish taqdimotchining professionallik darajasini yuqoriroq ko’rsatishi mumkin. Ammo, bu uning auditoriya bilan muloqotiga zarar yetkazadi. Ilmiy tadqiqotlar ham quyidagi xulosaga kelgan: har qanday qo’shilgan rang, tovush yoki rasm slayddagi xabarni to’g’ridan-to’g’ri kuchaytirmaydi. Aksincha, bu tinglovchilarni ushbu xabardan chalg’itadi.

Yettinchi xato - slaydlardan ko’rsatma (shpargalka) sifatida foydalanishdir. Ba’zida slaydlardagi ma’lumotlar auditoriya uchun emas, balki ma’ruzachining manfaati uchun tayyorlanganligi ko’rinib qoladi. U slaydlardagi matnni ovozi bilan o’qishni boshlaydi, auditoriya ham ichida o’qiydi. Natijada, ovoz bilan matn raqobat qilishni boshlaydi va yetkazilmoqchi bo’lgan ma’lumotlar shu “shovqin"da o’z ta’sirchanligini yo’qotadi. Aslida esa, vizual (grafik) ma’lumotlardan ifoda etilayotgan fikrlarni qo’llab-quvvatlash uchun foydalanish kerak. Shuning uchun, slaydda ko’proq grafik va kamroq matn ishlatilganda, ovoz bilan birga slaydning asosiy mazmunini kuchaytirish mumkin.

Yuqoridagilarni umumlashtirib aytganda, taqdimot san’ati - bu tinglovchilar qalbiga yo’l topish, ularni o’ziga jalb eta olish va ishontira bilish san’atidir. Ushbu san’atni egallash uchun doimiy ravishda o’z ustida ishlash, yangi usullarni o’rganish va amaliyotda qo’llash talab etiladi. Zero, mohirona taqdimot nafaqat g’oyalaringizni ommalashtirishga, balki o’z muvaffaqiyatingizni ta’minlashga ham xizmat qiladi.

Maqolani oxirida taqdimot tayyorlashda sizga foydali bo’lishi mumkin bo’lgan 50 dan oshiq turli shablonlar berilgan MS PowerPoint faylini (5.4MB) yuklab olishingiz mumkin.